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Gestión de programas
Sistema de M&E v2.0, FutureSense
Un sistema de monitoreo y evaluación para los hubs de Perú y Panamá con tres componentes: dominio del inglés en 5 niveles, funciones ejecutivas y percepción. Incluye roles de campo rediseñados e instrumentos listos para imprimir, pensados para trabajar sin conexión y con rotación de personal.
Concepto ✓
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- M&E frameworks
- Field instruments
- Offline-first
El problema
Los programas de Perú y Panamá funcionan con facilitadores voluntarios que pueden cambiar cada ciclo, con poca o ninguna conectividad, y aun así deben mostrar a los donantes un cambio que se pueda verificar. La versión 1 dependía de que un evaluador principal estuviera presente en cada sesión.
Qué construí
Lo diseñé yo.
Etapas alcanzadas
Concepto ✓
Resultado. Versión 2.0, lista para pilotar desde el ciclo 2026.
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Qué mide el sistema
Tres preguntas, en cada ciclo de programa de 6 a 9 talleres.
| Componente | Pregunta central | Lo usan |
|---|---|---|
| Dominio del inglés | ¿El niño avanza en inglés? | Facilitadores, líder de ejecución del programa, hub, fundación |
| Funciones ejecutivas | ¿El niño desarrolla habilidades para la vida? | Facilitadores, líder de ejecución del programa, fundación |
| Percepción | ¿Cómo viven el programa los niños y los docentes? | Líder de ejecución del programa, hub, fundación, donantes |
- La evaluación nunca se presenta como evaluación: ocurre dentro de las actividades normales del taller.
- Si registrar le toma al facilitador más de 10 minutos después de un taller, el sistema es demasiado complejo. Cada instrumento se diseña para menos de 5 minutos.
- Los facilitadores no interpretan, marcan lo que ven. La interpretación ocurre al cierre del ciclo.
- Un dato simple registrado en el 95 % de las sesiones vale más que uno rico registrado en el 50 %.
- Funciona en papel en cualquier condición. Nada necesita conexión hasta la consolidación del cierre de ciclo.
- No depende de una sola persona: un voluntario nuevo puede incorporarse en 30 minutos con el paquete de inducción.
Los trade-offs, por escrito
| Lo que el sistema sacrifica | Lo que gana |
|---|---|
| Detalle psicométrico | Facilitadores que de verdad lo llenan |
| Atribución causal perfecta | Evidencia de cambio que se puede defender |
| Estadística sofisticada | Datos consistentes entre Perú y Panamá |
| Diagnóstico individual profundo | Observación grupal continua que otros pueden repetir |
El ciclo, del diagnóstico a las decisiones
| Fase | Qué ocurre | Resultado |
|---|---|---|
| Antes del ciclo | Un taller de inducción para las personas nuevas, una calibración de criterios con viñetas cortas y los ID de estudiantes. | Personas listas e ID asignados |
| 1. Diagnóstico (sesiones 1 y 2) | Cuatro actividades de bienvenida que a la vez evalúan, un nivel inicial de inglés de 1 a 5, una primera lectura de cuatro funciones ejecutivas y una línea base de percepción. | Un perfil inicial de cada estudiante |
| 2. Seguimiento (desde la sesión 3) | Una tarjeta de registro en menos de 5 minutos, un exit ticket al final de cada taller y una sincronización semanal de papel a digital. | Un registro acumulado por estudiante y sesión |
| 3. Consolidación (cierre de ciclo) | Dos personas revisan el ciclo en 30 minutos, confirman o ajustan niveles, abren o cierran alertas y eligen una o dos historias. | Un perfil actualizado, una lista de alertas y candidatas a historia |
| 4. Análisis (trimestral) | Tres KPI: tasa de transición de nivel, alertas y exit tickets. Una nota de una página sobre qué ajustar en la enseñanza. | Un tablero trimestral y una nota de ajuste |
| 5. Uso de resultados (90 días) | Un resumen de cohorte de dos páginas para la fundación y los donantes, ajustes aplicados al siguiente ciclo y decisiones de expansión. | Un informe externo y un plan del siguiente ciclo |
Roles, rediseñados
La versión 1 dependía de que un evaluador principal estuviera presente en cada sesión. El rediseño pasa el trabajo de rutina a un rol nuevo y deja el criterio con el evaluador.
| Rol | Qué hace | Límites |
|---|---|---|
| Facilitador de campo (voluntario, puede ser nuevo cada ciclo) | Dirige el taller, cuenta el exit ticket y llena la tarjeta de registro en menos de 5 minutos. | Solo registra. No confirma niveles ni activa alertas. |
| Facilitador certificado de registro (rol nuevo, uno por colegio) | Revisa las tarjetas, pasa los datos de papel a una hoja, asigna niveles provisionales y activa alertas provisionales. Se certifica con un taller de 60 minutos, dos sesiones de observación y tres viñetas de calibración. | No puede confirmar un cambio de nivel, cerrar una alerta ni publicar un informe externo. |
| Evaluador principal (rol reducido) | Capacita y certifica, visita las sesiones 1 y 2 y al menos una de cada tres, y lidera la consolidación del cierre de ciclo. | Tiene la autoridad exclusiva de confirmar niveles, cerrar alertas y verificar historias para informes externos. |
| Líder de ejecución del programa | Revisa la sincronización semanal, calcula los tres KPI cada trimestre y escribe la nota de ajuste. | Actúa como guardián de los datos: comprueba que los registros estén completos y sean coherentes antes de cualquier análisis. |
Un instrumento: el exit ticket de tres urnas
Uno de nueve instrumentos listos para imprimir. Mide cómo se sintió un grupo al salir, y nada más.
- Cada niño deja una ficha en una urna verde, amarilla o roja al salir. Bastan tres vasos o bolsas pegadas a la pared.
- No mide el aprendizaje ni es una calificación. El facilitador cuenta las fichas en 30 segundos y anota tres números en la tarjeta de registro.
- Regla de alerta: si la urna roja supera el 30 % durante cuatro semanas seguidas, el facilitador avisa al líder de ejecución del programa y no cambia el taller por su cuenta.
- Ejemplo de las instrucciones del instrumento: 22 niños, 15 verdes, 5 amarillas y 2 rojas. El 68 % salió sintiéndose bien y el 9 % mal, así que no hay alerta.
Instrumento 2 de 9, Sistema de M&E v2.0. El ejemplo viene de las instrucciones del instrumento, no de datos del programa.
Habilidades de gestión de producto y desarrollo que muestra esta página
| Habilidad | Dónde se ve |
|---|---|
| Diseño de actores y roles | Seis niveles, del voluntario de campo a la fundación, cada uno con lo que decide y lo que no. |
| Diseñar para la rotación de personal | Un voluntario nuevo empieza en 30 minutos con un paquete de inducción estándar, y la certificación tiene pasos fijos. |
| Elegir pocos KPI | Tres: tasa de transición de nivel, alertas y exit tickets. |
| Hacer explícitos los trade-offs | El plan declara que renuncia al detalle psicométrico para lograr una adherencia real de los facilitadores. |
| Diseño de procesos con presupuestos de tiempo | Una regla de menos de 10 minutos para registrar después de un taller, y un instrumento para cada momento del ciclo. |
| Desarrollo de instrumentos | Nueve instrumentos listos para imprimir, de la tarjeta de registro a las viñetas de calibración. |
| Informes para donantes | Un resumen de cohorte de dos páginas cada 90 días, con historias emparejadas con los datos del mismo niño. |